Våren 2020 har anledningarna till att ha digitala möten ökat med en punkt. Att stoppa smittspridning. Här har vi tagit del av en del tips för att lyckas med det digitala mötet.
Digitala möten har självklart blivit än mer vanligt under coronaeran även om många gjort det under en lång tid nu. Skälen att använda sig av digitala möten är många såsom besparing av tid, pengar och miljö. Nu är även smittspridning en av anledningarna. Alla kan ha ett möte via sin dator idag men alla genomför inte bra möten. Detsamma gäller såklart vid fysiska möten också, långt ifrån alla är bra genomförda. Men det finns många tips att ta del av när det gäller att skapa ett lyckat digitalt möte. Vi ska titta närmare på det lite längre ned i texten. När det gäller här och nu har mötena ökat explosionsartat senaste tiden och antalet mötesminuter har skjutit i höjden rejält. Tittar man på de svenska lärosätenas digitala mötesminuter så ökade de från en dag till annan med 2 000 procent. Från 500 000 minuter per dag till 10 000 000 under måndagen den 25 mars. Ganska uppseendeväckande ökning även om den är förståelig. Så även om många bolag lider just nu så går exempelvis videokommunikationsföretaget Zoom som tåget. Videomöten och handsprit har rusat i användning. I många dokument runt om i landet som har pushat för att öka videomöten har man lag tonvikten på nedanstående punkter: • Tidsbesparande för organisation och anställda • Lägre resekostnader • Minskad klimat- och miljöpåverkan • Minskad sårbarhet hos organisationen • Minskad stress bland medarbetare • Bättre balans mellan fritid och arbete när längre resor undviks • Ökad tillgänglighet • Lättare att organisera arbetsgrupper efter kompetens istället för geografi • Ökad attraktionskraft för arbetsplatsen samt minskad personalomsättning • Bättre jämställdhet Och nu har alltså punkten ”minskad smittspridning” lagts till som en oerhört viktig punkt. Detta sammantaget gör att vi är många som kommer att genomföra digitala möten och att många av oss inte har någon direkt erfarenhet och därför behöver få lite handfasta tips för att lyckas. Lyckade möten Planering av mötet är väldigt viktigt. Ett klart syfte måste såklart finnas men även ett mål med mötet ska vara väl genomtänkt. Viktigt också att alla som ska delta har rätt utrustning och program varför inbjudan måste gå ut i tid. Planerade möten blir alltid bättre. Rätt personer som är inbjudna är också av stor vikt. Det finns massor av undersökningar som visar att många mötesdeltagarna faktiskt inte vet varför de är inbjudna. Man deltar för man känner ett tvång, är nyfiken eller rädd för att missa något. Här ska man veta att det är arbetstimmar som går åt helt i onödan om man inte tänker efter ordentligt vilka som ska bjudas in till mötet. Företaget Mötesutveckling som arbetar med att effektivisera möten åt företag och organisationer har tidigare presenterat fem nyckelfaktorer för effektiva möten: 1: Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? 2. Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial. 3. Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat 4. Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen 5. Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när? Dessa ska man absolut ta fasta på. Framför allt med nedanstående vetskap: Möte efter möte utan att komma fram till beslut. Enligt en ny studie slösar vi bort mycket av de ca. 10 procent av vår arbetstid som består av möten. Över hälften av de som håller i våra möten saknar utbildning och ingen är tillräckligt förberedd när mötet börjar. 3,7 miljoner kronor per år. Så mycket kostar enbart mötestiden för ett företag eller organisation med 50 anställda, lågt räknat. Chefers mötestid kostar cirka 100 000 kronor per år. Bara en femtedel svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. ”Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus”, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling som ligger bakom studien. I undersökningen svenskars möten 2019 har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner svarat på över 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser. Mycket som kan störa under ett digitalt möte Skype, Teams, Google Hangout, Zoom och andra lösningar för möten på distans gör det möjligt för medarbetare på många företag och organisationer att jobba hemifrån eller undvika resor nu när Coronaviruset påverkar allt mer. Effektivt menar vissa, slöseri på mötestid menar andra och enligt studien svenskars möten 2019 finns det mycket som irriterar. Teknikproblem är det som irriterar flest enligt Fredrik Bauer, och berättar om en respondent som menar att de lägger runt 10 minuter av varje möte på att alla deltagare ska komma in på mötet, få ordning på mikrofon, skärmdelning etc. innan de kommer igång med själva mötet. Efter strulande teknik framträder tre tydliga områden som leder till stor irritation; Bakgrundsljud, Dåligt fokus och Bristande dialog. Småljud blir gigantiska och stör alla Snörvlingar, tuggummituggande, hundar som skäller, kaffemaskiner som låter – alla småljud fortplantas och blir gigantiska för övriga mötesdeltagare. ”Enklaste knepet är att alla som inte pratar sätter sin mikrofon på mute”, säger Fredrik Bauer och fortsätter: ”I många program kan mötesledaren styra vem som ska höras men det handlar framförallt om mötesdisciplin och att alla tänker på vilka ljud som finns i deras närhet.” Multitasking ger dåligt fokus Många upplever fortfarande att ett distansmöte är opersonligt enligt undersökningen och många mötesdeltagare gör annat under mötet eller blir lätt distraherade av något som händer i deras närhet. Det leder till att information behöver upprepas och mötet haltar på många sätt. ”Genom att ha en tydlig agenda och syfte för mötet blir det lättare för alla att följa var i mötet ni befinner er och vilka frågor som diskuteras. Kan ni dessutom skicka ut regelrätt information innan mötet och på det sättet använda majoriteten av mötestiden till diskussion tvingas alla att vara aktiva under större del av mötet”, tipsar Fredrik Bauer Svårt med verklig dialog Vi är vana vid att kunna läsa av varandras kroppsspråk och på det sättet se när en kollega vill säga något eller uppfatta när kollegorna är trötta på att lyssna på mig. Under ett möte på distans har många däremot svårt att veta vems tur det är att prata, irriterar sig på när folk pratar i mun på varandra och har svårt att tolka vad tystnad egentligen betyder. ”Mötesledarens roll är ännu viktigare än i ett traditionellt möte. Hen måste tydliggöra vad som gäller för just detta möte, våga bryta av den som pratar för mycket och aktivt inkludera den som har svårare att göra sin röst hörd”, menar Fredrik Bauer. Några som kan det här med digitala möten är alla som är inblandade i projektet REMM. Digitala möten, eller resfria möten, är en viktig del i det genomgripande digitaliseringsarbete som pågår i svenska myndigheter. 2011–2015 fick Trafikverket regeringens uppdrag att vara ett stöd för att öka andelen resfria möten och har sedan dess drivit projektet Resfria möten i myndigheter – REMM. REMM samordnar arbetet inom ett antal utvalda myndigheter. Under perioden 2011–2015 skedde samordningen för 20 myndigheter och 2016 fick ytterligare drygt 60 myndigheter i uppdrag i sina regleringsbrev att arbeta enligt REMMs metod. Här tar vi med deras tips för lyckade möten när det kommer till telefonmöten, videomöten och webbmöten. Telefonmöten Ett telefonsamtal räknas som ett digitalt möte när tre eller fler deltar. Fördelarna är bland annat att det är snabbt och enkelt och inte lika sårbart avseende tekniken, men eftersom deltagarna inte ser varandra ställer det också höga krav på ordföranden att fördela ordet och se till att alla får säga sitt. Använd en riktig konferenstelefon för bra ljudkvalitet. Fixa infrastrukturen • Om ni är flera som sitter vid samma telefon, använd en riktig konferenstelefon (använd inte bara högtalarfunktionen på din vanliga telefon). • När det är många i mötet, stäng av din mikrofon när du inte talar. Samma sak gäller om du exempelvis behöver hosta eller tala om för en störande kollega att du är upptagen. • Undvik störande bakgrundsljud som exempelvis skrapande stolar, pennor som knackas i bordet, prasslande papper eller fläktar från datorer/projektorer. Delta aktivt • Ring in några minuter innan mötet, så att du är på plats när mötet öppnar upp. • Ställ frågor så att tystnad betyder bifall, exempelvis ”har någon en avvikande åsikt?” eller ”är det någon som inte tycker att detta är vad vi kommit överens om?”. Då slipper alla säga ”ja” eller ”håller med” i örat på varandra. • Om inte alla känner varandra, säg ditt namn innan du börjar prata. • Eftersom man inte kan se om någon räcker upp handen bör ordföranden med jämna mellanrum fördela ordet till alla enskilda mötesdeltagare, där de i tur och ordning ombeds kommentera, ge bifall eller komplettera. Det är trevligt om man varierar vilken ordning mötesdeltarana får börja vid varje sådant ”laget-runt-tillfälle”. • En ordförande måste styra mötet. Läs tipsen under rubriken ”Ordföranden måste leda tydligt” Videomöten Det kan vara detaljerna som avgör om videomötet eller videokonferensen blir riktigt lyckad, till exempel hur du belyser ditt ansikte och vilka kläder du bär. Videotekniken erbjuder vanligen bättre kvalitet än webbkameran och är att föredra när grupper av deltagare vill sitta tillsammans, till exempel i samband med konferenser. Fixa infrastrukturen (bild, ljus, ljud mm) • Ha mer ljus framför än bakom dig. Om du sitter med starkt ljus bakom dig är det svårt att se ditt ansikte, du framträder då mer som en mörk siluett. Flera ljuskällor är också bra. • Dagsljus eller glödlampljus är bäst, undvik lysrör som kan ge flimmer i bilden. • När det är många i mötet, stäng av din mikrofon när du inte talar. Samma sak gäller om du exempelvis behöver hosta. • Undvik störande bakgrundsljud som exempelvis skrapande stolar, pennor som knackas i bordet, prasslande papper eller fläktar från datorer/projektorer. • Välj en lokal där det inte ekar. Mattor på golvet och gardiner i fönstren brukar vara bra för akustiken. • Ha en lugn bakgrund. Röriga bakgrunder tar uppmärksamhet från dig. • Undvik finrutiga eller finrandiga kläder som kan försvåra uppdateringen av bilden och ge konstiga mönster (moiréeffekter). Delta aktivt • Kom i god tid (20–30 min) innan mötet, koppla upp i förväg, ställ in kamera och mikrofon samt koppla in eventuell dator för en presentation mm. • Använd kroppsspråk, exempelvis peka mot den i bild (om ni är flera i bild) som du vill ska svara på en fråga (tänk på att det kan bli spegelvänt…), vinka om du vill ha ordet eller gör tummen upp om någon säger något klokt. • Ett bra sätt att skapa delaktighet och engagemang är att ordföranden med jämna mellanrum fördelar ordet till alla enskilda mötesdeltagare, där de i tur och ordning ombeds kommentera, ge bifall eller komplettera. Det är trevligt om man varierar vilken ordning mötesdeltarana får börja vid varje sådant ”laget-runt-tillfälle”. Webbmöten Webbmöten sker via deltagarnas datorer, vilket gör det möjligt att samtidigt använda chattfunktioner, göra undersökningar och att visa ppt-bilder med mera. Därmed kan mötet ha fler dimensioner, diskussioner kan ske parallellt och det finns mer utrymme för kreativitet. Det är viktigt att du som deltagare kan prata fritt utan att störa dina arbetskamrater. På samma sätt är det viktigt att mötesdeltagarna inte blir störda av bakgrundsljud eller rörig miljö från din arbetsplats. Fixa infrastrukturen (bild, ljus, ljud mm) • Ha en så bra internetuppkoppling som möjligt, helst en fast uppkoppling. • Placera helst kameran så att du är vänd mot den och i ögonhöjd, till exempel ovanpå skärmen som du använder. • Sitt tillräckligt nära så att du syns bra och vinkla kameran så att dina ögon hamnar en bit över mitten i bilden. • Ha mer ljus framför än bakom dig. Om du sitter med starkt ljus bakom dig är det svårt att se ditt ansikte, du framträder då mer som en mörk siluett. Flera ljuskällor är också bra. • Dagsljus eller glödlampljus är bäst, undvik lysrör som kan ge flimmer i bilden. • Använd helst headset och då helst en version med USB-kontakt. Ljudets kvalitet är viktigt för mötet och du hörs klart bäst när du använder headset med mikrofon. Det blir då dessutom inte rundgång i ljudet (som det kan bli när man använder datorns högtalare och mikrofon). Det finns högtalare som släcker eko och kan vara ett alternativ, exempelvis när man är flera som deltar på samma ställe. • När det är många i mötet, stäng av din mikrofon när du inte talar. Samma sak gäller om du exempelvis behöver hosta eller tala om för en störande kollega att du är upptagen. (Om uppkopplingen svajar kan det vara bra att även stänga av kameran när du inte talar.) • Undvik störande bakgrundsljud som exempelvis skrapande stolar, pennor som knackas i bordet, prasslande papper eller fläktar från datorer/projektorer. • Om möjligt, välj en lokal där det inte ekar. Mattor på golvet och gardiner i fönstren brukar vara bra för akustiken. • Ha en lugn bakgrund. Röriga bakgrunder tar uppmärksamhet från dig. Bakgrund med rörelser stjäl dessutom bandbredd eftersom ny bildinformation behöver skickas löpande, exempelvis människor som passerar eller träd utanför fönstret som vajar i vinden kan dra ner överföringshastigheten av ljud och bild. • Undvik finrutiga eller finrandiga kläder som kan försvåra uppdateringen av skärmen och ge konstiga mönster (moiréeffekter). Delta aktivt • Anslut till mötet i tid och gärna lite innan så att du vet att uppkopplingen funkar när mötet startar. • När du talar är det bra att titta direkt i kameran och inte på skärmen, detta ger mer närvarokänsla för övriga deltagare. • Använd kroppsspråk, exempelvis peka mot den i bild (om ni är flera i bild) som du vill ska svara på en fråga (tänk på att det kan bli spegelvänt…), vinka om du vill ha ordet eller gör tummen upp om någon säger något klokt. • Använd chattfunktionen om det finns en sådan. • Använd “dela dokument” eller liknande funktion om detta finns, för att visa exempelvis ppt-bilder. • Använd omröstningar/poll om detta finns, exempelvis för att stämma av vad mötesdeltagarna tycker i specifika frågor eller för att utvärdera om det varit ett bra möte. • Använd om/när det är lämpligt eventuella andra funktioner som kan finnas, exempelvis “dela skärm” och anteckningar/writeboards. • Ett bra sätt att skapa delaktighet och engagemang är att ordföranden med jämna mellanrum fördelar ordet till alla enskilda mötesdeltagare, där de i tur och ordning ombeds kommentera, ge bifall eller komplettera. Det är trevligt om man varierar vilken ordning mötesdeltarana får börja vid varje sådant ”laget-runt-tillfälle”. Om du är ordförande, läs noga tipsen under rubriken Ordföranden måste leda tydligt Ordföranden måste leda tydligt • Viktig roll (ännu viktigare än vid fysiska möten). Ordförande bör vara bra på att peka med hela handen så att mötestekniken blir bra. Detta låter ju lite tråkigt, men ordning och reda på mötet är särskilt viktigt när det gäller digitala möten, och ska vi vara ärliga brukar ju de flesta möten må bra av det… • Ha koll på vilka som har anslutit och inte anslutit till mötet samt om någon “fallit ur”. • Presentera syfte och agenda i början av mötet. • Fördela ordet. • Se till att alla engageras. • Sätta rätt stämning. Detta beror ju på vad mötet handlar om, men ofta är det bra om det också kan vara lite trevligt att vara med på ett möte, och ordföranden har en viktig roll för att skapa en positiv stämning. • I slutet av mötet sammanfatta huruvida syftet med mötet nåtts, vilka beslut som fattats och vem som tilldelats ansvar för vidare arbete. • Vid digitala möten med flera deltagare kan det vara svårt att vara ordförande och samtidigt delta på ett kreativt sätt. Överväg att anlita en facilitator/moderator. • Se till att förutsättningarna är liknande för deltagare på flera orter, till exempel att alla får kaffe och att alla har lika mycket tid. • Håll tiden.