Distansarbete har varit på tapeten under många år. Fördelar och nackdelar har vridit och vänts på hur många gånger som helst sen distansarbetet blev en reell verklighet i samband med den digitala revolutionen tog fart.
2020 blev det, på grund av ett virus, inte längre en diskussion om man skulle jobba hemifrån om möjligheten finns utan hur. Den här händelsen har fått många att verkligen fundera på hur man allra bäst genomför sitt jobb hemifrån eftersom valmöjligheten är högst begränsad för många företag. Långt ifrån alla trivs med distansarbete, väldigt många saknar sina arbetskamrater och känslan av tillhörighet. I den här artikeln tar vi upp lite tips för att lyckas med distansarbetet men även hur det sett ut tidigare och dessutom vilka hot som finns. Som många säkert redan sätt har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, gått ut med information om vad som är bra att tänka på vid distansarbete ur, bland annat, ett säkerhetstänk. Det är matnyttig information som kan vara bra att ta del av för alla som arbetar hemma även när det inte är ett elakt virus som härjar i världen. Vi grottar inte in oss i dessa råd utan konstaterar bara att de finns tillgängliga på MSB:s hemsida. Rose-Mharie Åhlfeldt, biträdande professor i informationsteknologi vid Högskolan i Skövde och informationssäkerhetsexpert, reflekterar kring de nya råden och hennes reflektion är intressant. Hon berättar vad arbetstagare kan göra för att öka informationssäkerheten kring sitt hemmaarbete. Rose-Mharie Åhlfeldt konstaterar som alla att aldrig förr har digitaliseringen i samhället fått en sådan framfart i och med Corona-krisen. Många har fått ändra sitt arbetssätt på ett ganska dramatiskt sätt genom att snabbt övergå till digitalt arbete. Precis som många andra anser Rose-Mharie Åhlfeldt att det generellt verkar gått ganska smidigt med övergången i och med att alla är så införstådda med att detta måste göras. Hon betonar dock att det som långt ifrån alla tänker på är att det finns många utmaningar i samband med övergången till arbete på distans, inte minst säkerhetsutmaningar. I praktiken har vi gått från att sitta på kontoret med förhoppningsvis en kontrollerad och säker infrastruktur till att flytta hem till en miljö där arbetsgivaren har noll koll på hur IT-miljön ser ut. Många arbetsgivare har exempelvis inte tagit fram några klara riktlinjer för vilken uppkoppling som gäller mellan bostad och arbetsgivarens IT-miljö. Vilka krav ska ställas på hemmanätverket? Medarbetaren bör veta vad som gäller men hur lätt är det om inte riktlinjerna är framtagna? Rose-Mharie Åhlfeldt menar att man vet från både utredningar och forskning att många organisationer brister i sitt systematiska informationssäkerhetsarbete och när krisen kommer finns varken tid eller resurser tillgängliga för att just i den stunden säkra upp nät och annan infrastruktur eller ta fram snabba riktlinjer för hur det egentligen ska gå till. Mycket lämnas därför åt medarbetaren själv att göra bedömningar. I slutet av mars gick SÄPO ut med en varning att cyberhoten ökar när vi jobbar så mycket hemmisfrån. Man menade att de som vill åt information vet om att hemmaarenan ofta saknar den säkerhetsnivå som organisationerna själva sätter upp på arbetsplatsen. Eftertraktad information blir alltså mycket mer lättåtkomlig. Det kommer även fler källor på att det finns säkerhetsbrister i de videokonferensapplikationer som är vanliga vid distansmöten. Dels säkerhetsluckor som öppnar upp för möjligheten att obehöriga kan hacka sig in och avlyssna möten eller utnyttja funktioner i mötet för egna syften, men även att systemen i sig öppnar upp för leverantören själv att ha koll på informationen som hanteras i tjänsten. Det kan vara röjande av känslig information hos organisation men även personuppgifter om mötesdeltagare vilket gör att medarbetarens egen integritet kan åsidosättas. Rose-Mharie Åhlfeldt belyser vikten av att lyssna på de råd som ges och att det är viktigt att ställa krav på sin arbetsgivare för att få tillgång till information om vad som tekniskt måste göras för att säkerställa hemmiljön. Chef på distans För alla som leder ett team på distans, vare sig det bara är distans eller en kombination av distans och fysiska möten, vet att det finns utmaningar. Hur ser man till att varje medarbetare känner sig sedd och bekräftad? Och hur jobbar ni på teamkänslan när ni inte ses vid kaffeautomaten varje dag? Det är en hel del att tänka på för chefen onekligen. Vi har via Flex Applications hittat en hel del handfasta tips som verkligen kan vara till hjälp för dig som leder ett arbete med kollegor på distan. Presenterar därför dessa här: 1. Tydliga roller och arbetsuppgifter Tydlighet är förstås A och O i alla former av ledarskap, men som sagt något som är extra avgörande för dig som leder på distans. Dina medarbetare kan ju inte stämma av saker på samma sätt med dig i korridoren. Det innebär att det finns en ökad risk för osäkerhet och missförstånd i det distansbaserade teamet. Därför är det viktigt att du som chef hela tiden arbetar för en tydlig struktur med klart definierade roller och arbetsuppgifter, så att varje medarbetare känner sig trygg i vad som förväntas av just honom eller henne. 2. Släpp på kontrollbehovet Tillit är grunden för alla goda relationer, och forskningsstudier har visat att det som utmärker just lyckade distansteam är en känsla av förtroende och tillit medlemmarna emellan. Men vägen dit är inte alldeles enkel. Det kan vara en utmaning för chefen som leder på distans att släppa på kontrollbehovet och lita på att medarbetarna gör sitt jobb, inte minst om teamet helt eller delvis jobbar hemifrån. Som chef gäller det att fokusera mindre på hur och när jobbet utförs och mer på faktiska resultat och leveranser. Genom att sätta upp konkreta, mätbara mål och följa upp dem behöver chefen inte känna sig som ett kontrollfreak. Med fokus på resultat och mål blir också medarbetarna mindre frustrerade och mer motiverade och det blir lättare att skapa ett klimat fritt från misstänksamhet, prestige och konkurrens. 3. Gemensamma riktlinjer för kommunikation För att samarbetet ska fungera så friktionsfritt som möjligt behöver ni komma överens om hur och när ni ska kommunicera. Vilka kanaler ska vi använda till vad? Ska vi ha avstämning dagligen eller en gång i veckan? En stående kontakttid en förmiddag i veckan då du som chef lovar att finnas tillgänglig för medarbetarna vid behov? Kom fram till den lösning som passar er och verksamheten bäst. Diskutera även inom teamet i vilken mån mejl och telefonsamtal utanför kontorstid är OK. 4. Slarva inte med mejlen Mejlen är ett viktigt arbetsredskap för alla chefer, men i synnerhet för dig som leder på distans. Vad som är viktigt att komma ihåg är att sättet som du som chef hanterar mejl från de anställda har stor betydelse både för arbetsresultat och relationer. Att ständigt vara tillgänglig på mejlen är förstås en omöjlighet för de flesta chefer, men risken om du konsekvent skjuter på att svara på mejl är att medarbetaren känner sig oviktig och osynlig. Särskilt viktigt är det förstås att medarbetarna i rimlig tid får svar på direkta frågor som annars riskerar att stoppa upp arbetet, men du bör heller inte underskatta vikten av regelbunden feedback på det jobb som medarbetaren har levererat. Ett enkelt ”Tack!” eller ”Bra jobbat!” kan göra stor skillnad. 5. Fysiska möten med jämna mellanrum Hur fantastiska de digitala möjligheterna än är så kommer man inte ifrån att medarbetarna någon gång ibland behöver få tillfälle att möta sin chef ansikte mot ansikte. Du bör även se till att medarbetarna får träffa varandra någon eller några gånger per år. Och när ni väl ses, se till att använda tiden klokt. Undvik att lägga värdefull tid på ren information och fokusera istället på dialog, utbildning, workshops och roliga aktiviteter som stärker teamkänslan. 6. Vårda relationerna Som chef är det din uppgift att se till att alla medarbetare känner sig sedda och hörda, att de trivs och att de har de verktyg de behöver för att prestera. Utan de där dagliga spontana pratstunderna är det förstås en svår uppgift – men den är långt ifrån omöjlig. Ett sätt kan vara att satsa på regelbundna individuella samtal där ni stämmer av läget. Använd då gärna videosamtal för att inte gå miste om kroppsspråk, blickar och ansiktsuttryck – viktiga pusselbitar när vi försöker förstå vad vår samtalspartner egentligen menar. Ett annat tips är att bjuda in till gemensamma digitala möten när ni ska gratulera någon på födelsedagen, hälsa en nyanställd välkommen eller tacka av en anställd som slutar. Små saker som kan göra stor skillnad för relationerna i teamet. 7. Ha virtuella kaffepauser Fikapauser och småprat betyder mycket för arbetsglädje och gemenskap och är något de flesta inte vill vara utan. Och med lite kreativitet går det att få till fikasnacket även om ni inte ses ansikte mot ansikte. Ett enkelt tips: när ni har ett videomöte, stäng inte av tekniken när det är dags för paus, utan hämta kaffe och fortsätt att prata med varandra, fast om något annat än jobbet. Eller varför inte skapa en kanal i ert chattverktyg för ändamålet som ni kallar för exempelvis ”fikarummet”? 8. Tänk klokt i verktygsdjungeln Trello, Projectplace, Skype, OneNote, Planner, Slack… Det finns en uppsjö av digitala verktyg för samarbete och kommunikation online och problemet är knappast att hitta ett verktyg för de uppgifter man behöver lösa utan snarare att sålla och välja bort bland alla alternativ. Det kan vara frestande att hoppa på den senaste mest flashiga tekniken, men se till att välja era verktyg med omsorg och låt era behov styra. Tre bra tumregler är: varje verktyg ska ha ett tydligt syfte, det ska vara lätt att använda och det ska fungera bra ihop med övriga delar i er digitala verktygslåda. Intressant fakta om distansarbete (innan Corona-krisen): 2017 sade 5 procent av anställda inom EU att de ”brukar” jobba hemifrån, medan 9,6 procent av anställda ”ibland” jobbar hemifrån (en ökning från 7,7 procent 2008). Och Sverige hörde till de länder som har störst andel distansarbete inom EU. Nederländerna, Luxemburg och Finland är de EU-länder som har högst andel personal som ”brukar” jobba hemifrån (13,7, 12,7 respektive 12,3 procent). Jämförelsevis har Rumänien och Bulgarien de lägsta andelen anställda som ”brukar” jobba hemma (0,4 respektive 0,3 procent). Och Sverige hörde till de länder som har störst andel distansarbete inom EU. 5,3 procent av kvinnliga anställda inom EU arbetar oftast hemma, jämfört med 4,7 procent av manliga anställda. Men det är faktiskt omvänt i vissa länder, som Nederländerna (14,7 procent av männen jämfört med 12,6 procent av kvinnorna) och Danmark (9,5 procent av männen jämfört med 7,6 procent av kvinnorna). 70 % av distansarbetarna är mellan 25 och 44 år Under 2018 växte den amerikanska andelen personal som jobbade hemma med 50 procent eller mer i 9 branscher som man inte brukar förknippa med distansarbete. Bland annat jobbade man inom juridik, forskning, marknadsföring, välgörenhet, försäkring, matematik och ekonomi.